Checkliste zur Umstellung auf Homeoffice in Zeiten des Coronavirus

article.detail.published-on:

March 19, 2020

article.detail.reading-time:

article.detail.minutes

article.detail.tags:

#Collaboration #Coronavirus #Microsoft #Microsoft 365 #Checkliste #Digitalisierung # #Homeoffice

Der Ausbruch des Coronavirus stellt uns vor große Herausforderungen. Die Ungewissheit und die, sich rapide verändernde Situation, machen es fast unmöglich, zukünftige Entwicklung vorauszusehen.

Eine schnelle Reaktion auf die aktuellen Ereignisse ist notwendig, um Mitarbeiter zu schützen und Kunden weiterhin den gewohnten Service zu garantieren. Dank moderner Software-Werkzeuge ist unser Unternehmen bereits von Grund auf so aufgestellt, dass Arbeiten in Präsenzform nicht unbedingt notwendig ist. Wir möchten unsere Erfahrungen gerne mit anderen Unternehmen teilen, um diesen die bevorstehende Umstellung auf Remote- Arbeit zu erleichtern. Folgende Checkliste soll Ihnen dabei helfen.

Ist eine vollständige Umstellung auf Homeoffice überhaupt möglich?

Ist es möglich, auf alle Mitarbeiter & Mitarbeiterinnen vor Ort zu verzichten, oder ist die Anwesenheit von bestimmten Rollen dennoch notwendig? Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch ohne deren Präsenz weiterhin geführt und gemanagt werden kann.

Welche Dienstleistungen sind für das Personal vor Ort notwendig?

Wenn die Anzahl des Personals vor Ort reduziert wird, welche Dienste werden dann noch benötigt? Beispiel: Sicherheitsdienste, Reinigungsdienste und Verpflegung.

Sind die Zeiten, in welchen ein Reinigungsservice in Anspruch genommen wird noch so realistisch, oder müssen Einsatzzeiten entsprechend angepasst werden? Ist eine intensivere Reinigung oder Desinfektion der Bereiche, in welchen noch Personal vor Ort arbeiten, notwendig?

Wie kommt Ihr Personal zum Unternehmen?

Zu deren eigenen Sicherheit sollten Sie Ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel aktuell ein erhöhtes Risiko darstellt. Gegebenenfalls sollten Sie sich fragen, ob Ihre Firma Transfermöglichkeiten für Mitarbeiter zu Verfügung stellen kann. Gibt es Firmenfahrzeuge, die hierfür infrage kommen und müssen diese eventuell auch gereinigt und desinfiziert werden?

Wer tätigt Unterschriften und Empfangsbestätigungen?

Ist es unvermeidbar, dass Lieferungen persönlich entgegengenommen und unterschrieben werden? Können Sie für Ihre Firma eine Software nutzen, welche die elektronische Entgegennahme von Lieferungen ermöglicht?

Welche Hardware benötigen Ihre Beschäftigten für das Homeoffice?

Für viele Miarbeiter ist es schwierig, an einem Laptop mit nur einem einzigen Monitor zu arbeiten. Sie benötigen also für die gewohnte Effizienz auch eine angemessene Ausstattung. Könnte nicht diese Austattung auch nach Hause ausgeliefert werden?

Ist Ihr Support-Team auf die aktuelle Situation vorbereitet?

Können alle zusätzlich auftretenden Fragen von Ihrem internen Support-Team beantwortet werden oder brauchen diese zusätzliche Unterstützung? Microsoft Teams oder ähnliche Lösungen könnten Ihre Support- Mitarbeitern bei technischen Problemen unterstützen. Können Sie Ihre Telefonate auch von einem anderen Standort aus abfragen?

Wie erhalten Sie Datensicherheit?

Können Sie Ihren Beschäftigten den Zugang zum Firmennetzwerk über einen VPN-Client ermöglichen oder müssen diese im Büro arbeiten, um Datenschutz zu gewährleisten? Auch von abweichenden Arbeitsorten gelten die Richtlinien der ISO, wenn Ihr Unternehmen diesem untersteht! Achten Sie stets auf die angemessene Verarbeitung sensibler Daten.

Wie entlasten Sie Eltern?

Da alle Schulen schließen, werden Eltern ihre Kinder zu Hause betreuen müssen. Können Sie diesen vielleicht flexiblere Anwesenheitszeiten oder Teilzeit bieten? Auch aufgabenbezogene Zeitpläne, die keine dauerhafte Verfügbarkeit der Eltern voraussetzen, sind eine Option.

Haben Sie an Pflanzen, Kühlschränke und elektronische Geräte gedacht?

Wenn das Büro mehrere Wochen nicht besetzt ist, gilt es, noch einige Vorbereitungen zu treffen. Sie sollten alle Pflanzen an eine Sammelstelle bringen, an der eine Person vor Ort diese regelmäßig gießen kann. Alle Nahrungsmittel sollten aus dem Kühlschrank entfernt werden und dieser kurz gereinigt werden, um den Hygienestandard aufrechtzuerhalten. Ebenso das Licht und alle elektrischen Geräte vor dem Verlassen des Büros abzuschalten.

Welche Werkzeuge erleichtern die Arbeit im Homeoffice?

Viele Unternehmen nutzen bereits Software- Lösungen wie Jira, Confluence und Office365. Damit wird Planung, Kooperation & Kommunikation erheblich erleichtert. Somit sichern Sie sich Transparenz in der Arbeit und ermöglichen auch Workshops aus dem Homeoffice abzuhalten. Wenn Sie solche Angebote noch nicht nutzen, können Sie beispielsweise kostenlose Videokonferenz- Angebote von diversen Anbietern in Anspruch nehmen.

Wir unterstützen Sie mit unseren Erfahrungen bei den neuen Herausforderungen für effizientes arbeiten mit Homeoffice !