Produktdaten-Chaos beenden

Excel ruiniert Euren Umsatz

Warum Produktchaos teurer ist als jede Software

Dieselbe Akkuschraube arbeitet laut Onlineshop mit 18 Volt, laut Printkatalog mit 14,4 Volt, und auf Amazon fehlt die Angabe komplett. Solche Widersprüche kosten Vertrauen, provozieren Retouren und binden Mitarbeitende, die Daten zwischen Tabellen abgleichen, statt Sortimente weiterzuentwickeln. Ein Product information system, kurz PIM, verspricht Ordnung durch zentrale Daten. Ob sich die Investition rechnet, entscheiden Sortiment, Kanäle und Prozesse.

Drei Abteilungen, drei Wahrheiten

Produktinformationen wachsen im Mittelstand selten nach Plan. Der Einkauf pflegt Lieferantenlisten, das Marketing schreibt Shoptexte in Word, der Vertrieb ergänzt Preise im ERP. Jede Insel enthält Daten, keine enthält alle. Spätestens beim Anschluss eines neuen Marktplatzes eskaliert das Problem: Attribute fehlen, Bilder liegen auf persönlichen Laufwerken, Übersetzungen kursieren in drei Versionen.

Was ein PIM leistet und wo seine Grenzen liegen

Ein PIM bündelt Produktinformationen, reichert sie an und verteilt sie automatisiert an Shop, Katalog, Marktplätze und Händlerportale. Statt Kopien zu verschicken, greifen alle Abteilungen auf zentrale Daten zu. Das ERP ersetzt ein Product information system jedoch nicht: Lagerbestände, Einkaufspreise und Buchungen bleiben dort. Das PIM übernimmt diese Daten per Schnittstelle und ergänzt sie um Verkaufstexte, Bilder und technische Merkmale.

Fünf Warnsignale, dass Euch Tabellen ausbremsen

Lohnend wird ein Product information system, sobald mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Ihr verwaltet mehrere tausend Artikel mit zahlreichen Varianten.
• Ihr bespielt drei oder mehr Vertriebskanäle parallel.
• Ihr verkauft international und benötigt Daten in mehreren Sprachen.
• Neue Produkte brauchen Wochen bis zur Veröffentlichung.
• Händler verlangen zentrale Daten in Standardformaten wie BMEcat oder ETIM.

Ein typisches Szenario: Ein Sanitärgroßhändler mit 40.000 Artikeln kopiert Daten für neue Sortimente manuell in fünf Kanäle und benötigt dafür rund drei Wochen. Mit einem PIM fließen zentrale Daten per Knopfdruck in alle Ausgabekanäle, die Freigabe schrumpft auf wenige Tage.

Wenn Software das Chaos nur beschleunigt

Nicht jedes Unternehmen braucht ein Product information system. Einem Hofladen mit 200 Artikeln und einem Onlineshop genügt eine sauber strukturierte Tabelle. Lizenzen, Implementierung und Schulungen summieren sich schnell auf fünf- bis sechsstellige Beträge. Schwerer wiegt fehlende Verantwortung: Ohne feste Zuständigkeiten für Attribute und Freigaben überträgt ein PIM das Durcheinander bloß in eine teurere Umgebung. Lückenhafte Daten bleiben lückenhaft, sie verbreiten sich nur schneller.

Erst aufräumen, dann investieren

Vor der Anbieterauswahl steht eine ehrliche Bestandsaufnahme. Klärt, welche Daten aus welchen Quellen stammen, wer sie pflegt und welche Kanäle in drei Jahren hinzukommen. Definiert Pflichtattribute pro Warengruppe und bereinigt Dubletten. Erst danach lohnt der Vergleich, welches Product information system zu Euch passt. Ein Pilotprojekt mit einer Produktlinie senkt das Risiko und liefert belastbare Kennzahlen. Richtig eingeführt, verwandelt ein Product information system zentrale Daten in einen Wettbewerbsvorteil: kürzere Time-to-Market, weniger Retouren, einheitlicher Markenauftritt. Fehlen klare Prozesse, bleibt dagegen jedes PIM ein teures Archiv für alte Fehler.