KI im Projektalltag, eine Erfolgsgeschichte aus dem Kanton Basel-Stadt

Die Stadtverwaltung des Kantons Basel-Stadt suchte nach Möglichkeiten, ihre Projektmanagement-Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Projektarbeit sollten die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, administrative Aufgaben zu automatisieren, die Qualität von Analysen und Entscheidungen zu verbessern und somit mehr Zeit für strategische Arbeit zu gewinnen. Im Folgenden wird beschrieben, wie asioso die IT BS im Kanton Basel-Stadt bei der Implementierung von KI-Tools und der Schulung der Mitarbeiter unterstützte, um diese Ziele zu erreichen.

Herausforderung

Für eine effiziente Verwaltung ist unter anderem ein leistungsfähiges Projektmanagement entscheidend. Die Herausforderung für die IT BS im Kanton Basel-Stadt bestand darin, die theoretischen Potenziale generativer KI in die praktische Projektarbeit zu überführen. Vielen Projektleitenden fehlte bis anhin die Erfahrung mit welcher Konsequenz sich KI bei der Planung und Durchführung von Projekten einsetzen lässt und wie KI-Tools gezielt für Kernaufgaben wie Zieldefinition, Risikoanalysen, Statusberichte, etc. eingesetzt werden kann. Es galt diese Kompetenz aufzubauen und KI als integralen Bestandteil eines modernen Projektmanagements zu etablieren – flankiert von den notwendigen Datenschutzvorgaben.

Lösung

asioso konzipierte eine interaktive Schulung, die den Einsatz von KI entlang des gesamten Projektlebenszyklus erlebbar machte. Anstatt reiner Theorie setzten wir auf einen „Hands-on“-Ansatz anhand eines durchgängigen Fallbeispiels.

• Phasenbasierte Praxis: Die Teilnehmenden durchliefen alle Projektphasen – von der Initiierung bis zum Abschluss – und lösten typische Aufgaben (z. B. Erstellung von Lastenheften, Stakeholder-Analysen) direkt mit KI-Unterstützung.
• Methodenkompetenz: Vermittlung von fortgeschrittenem Prompt Engineering (z. B. Persona-Methodik) und der gezielten Auswahl passender Tools (ChatGPT, Perplexity, etc.) für spezifische PM-Szenarien.
• Sicherer Rahmen: Kompakte Einordnung der rechtlichen Leitplanken (EU AI Act, Schweizer DSG) zur sicheren Anwendung im Verwaltungsalltag.

Nutzen

• Effizienzsteigerung: Automatisierung administrativer Routineaufgaben (z. B. Protokolle, Agenden) schafft Freiräume für strategische Arbeit.
• Qualitätsgewinn: KI-gestützte Analysen (z. B. Szenarienbildung, Risikomatrizen) verbessern die Entscheidungsbasis in Projekten.
• Sofortiger Transfer: Durch die praxisnahen Übungen sind die erlernten Methoden unmittelbar im Tagesgeschäft anwendbar.
• Zukunftsorientierung: Förderung eines Mindsets, das Technologie als wirkungsvollen Assistenten begreift.

Die Schulung hat uns sehr viele Impulse gegeben, wie wir KI pragmatisch und sicher im Projektalltag nutzen können. Gisela Leclere, Leiterin Projekt Management Office, Finanzdepartement des Kantons Basel-Stadt

Über den Kunden

Der Stadtkanton Basel-Stadt ist der flächenkleinste und zugleich am dichtesten besiedelte Schweizer Kanton. Im Herzen Europas gelegen, steht die Verwaltung für Innovation und eine effiziente Dienstleistungsorientierung zugunsten der Bevölkerung und der dynamischen Wirtschaftsregion. Dabei verbindet der Kanton moderne Verwaltungsprozesse mit höchsten Ansprüchen an Sicherheit, Qualität und Rechtsstaatlichkeit.