Product Information Management (PIM)

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August 03, 2021

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Das Product Information System (kurz PIM) sammelt diese Informationen an zentraler Stelle und verschafft eine deutlich bessere Übersicht und kanalspezifische Übertragungsfähigkeit.

Managementsysteme für digitale Assets

E-Commerce- und Kundenproduktkataloge, Inhaltsstoffspezifikationen für Produkte, technische Informationen und Produktabmessungen: Diese Daten und vieles mehr sind für eine effektive Geschäftsprozessgestaltung unerlässlich.

Aufgaben, Funktionsweise und wozu das PIM-System dient

Systeme für das Produktinformationsmanagement (oder PIM-Systeme) überwachen und verwalten produktbezogene Daten an einer zentralen Stelle im Unternehmen. Bei PIM handelt es sich um logistische, technische, Marketing- oder andere Informationen. Benutzer verteilen diese unabhängig von Abteilungen, Medien und anderen IT-Systemen über verschiedene Kanäle. Das bedeutet, dass Informationen nur auf einem System gespeichert werden sollten, nämlich dem PIM-System. Auf diese Weise können Eingabefehler durch redundante Speicherung identischer Informationen vermieden werden.

Das Ziel des PIM-Systems ist die Unterstützung des Produktinformations-Lieferkettenprozesses. Dies kann intern geschehen, aber auch extern. Auch Lieferanten, Kunden und Dienstleister können eingebunden werden sowie diverse eigene Fertigungsstätten und Distributionszentren. Am Informationsmanagementprozess sind viele verschiedene Abteilungen beteiligt, deren Prozesse über das PIM-System zentral standardisiert und gesteuert werden können.

Was kann die PIM Software?

Das System ist eine „Single Source of Truth“: ein Ort, an dem alle Informationen immer konsistent, aktuell, vollständig und vor allem von garantierter Qualität und zugänglich sind. Die „Single Source of Truth“ ist deshalb so wichtig, weil die Qualität der Produktinformationen die Kaufentscheidung eines Interessenten beeinflusst. Umfassende und korrekte Produktinformationen erhöhen nicht nur die Kaufwahrscheinlichkeit, sondern reduzieren ebenso Reklamationen und damit verbundene Kosten.

Auch fremdsprachige Produktinformationen können mit PIM-Systemen und Managementsystemen (z. B. mit einem Translation Management System) oder durch die Anbindung eines Übersetzungsbüros schnell und präzise übersetzt werden, was den Workflow beschleunigt. Aufgrund der steigenden Anforderungen an aktuelle und konsistente Informationen sorgen PIM-Systeme nicht nur dafür, dass neue Informationen schnellstmöglich über alle Kanäle hinweg übertragen werden, sondern auch über alle Kanäle hinweg gleich sind. Dadurch vermeiden Unternehmen eventuelle Verwechslungen im Unternehmen und bei den Kunden.

So funktioniert PIM

Das PIM-System mit zugehöriger Technologie ist das Zentrum des Produktinformationsmanagement-Prozesses.
Grundsätzlich funktioniert es wie folgt:

1. Einstieg über Einstiegssysteme (Vendoren, ERP, Management, TMS)

2. Anreicherung und Gewinnung zusätzlicher Daten

3. Publizieren und Übertragen in Quellsysteme

Über Schnittstellen sind die verschiedenen angeschlossenen Systeme mit dem PIM-System vernetzt. Damit können Daten in beide Richtungen zu fester, periodischer oder Echtzeit ausgetauscht werden. Die technische Anbindung erfolgt über den normalen Datenaustausch, beispielsweise xml. Die entsprechenden Felder im Inbound- und Outbound-System werden im Product Information Management System angezeigt.

Vorteile und Nachteile von PIM für Unternehmen

Wer sein Produkt verkaufen will, muss es gut präsentieren. Schlechte Produktinformationen und fehlende Bilder sind die Hauptgründe, warum Verbraucher eine Ware in einem Online-Shop nicht kaufen. Aber auch in anderen Vertriebskanälen ist der Informationsmangel das Ende des Verkaufsprozesses. Unternehmen können von der PIM-Implementierung folgendermaßen profitieren:

Kommunikation mit der Zielgruppe
Konsequente, relevante und kanalspezifische Kundenansprache
Kürzere Time-to-Market und effizientere Prozesse
Kundenbindung durch ein erstklassiges Kundenerlebnis
Zentralisierte Informationsverwaltung
Steigerung von Conversions und Verkäufen
Reduzierte Retouren durch zuverlässigere Produktbeschreibungen
Seriell, Streaming und Kanäle

PIM hat auch Nachteile. Erstens werden Datenfluss und -verarbeitung komplexer. Für Unternehmen ist es damit notwendig, weitschichtige Prozesse und Datenschnittstellen zu implementieren und zu nutzen. Zweitens müssen sich Datenverwaltungsbenutzer häufig mit systemübergreifenden Datenerstellungsprozessen auseinandersetzen.

- Datenfluss wird komplexer

- Mehr Aufwand bei Datenerstellungsprozessen

Typische PIM-Anwendungen

Typischerweise bilden PIM-Systeme das Rückgrat verschiedener Tools und Prozesse:

Bilder, Marketingtexte und andere Produktinformationen werden vollautomatisch aus dem zentralen PIM-System importiert. Dies ist besonders nützlich, wenn Benutzer neue Produkte erstellen und Produktdaten aktualisieren.
PIM spielt seine Stärken insbesondere im datengetriebenen Publizieren aus. Bilder, Texte etc. werden automatisch verwendet. Die Kosten der Druckproduktion werden deutlich reduziert.
PIM lädt beschreibende Produkttexte in das Katalogverwaltungssystem hoch. Im PIM können Austauschstandards (z. B. BMEcat) und Klassifikationssysteme (wie eCl@ss) hinterlegt werden.
Das PIM-System ermöglicht die Integration von Lieferantendaten. So können hochprofitable Long-Tail-Produkte ins Sortiment aufgenommen werden, ohne freien Lagerplatz zu benötigen.
PIM als Framework für Business Intelligence und Datenqualitätsmanagement. Da Produktdaten insbesondere in großen Unternehmen systemübergreifend gepflegt und repliziert werden, bietet PIM auch einen Rahmen für zentralisierte Bewertungen (Business Intelligence) und Datenqualitätsmanagement.

Für wen ist PIM geeignet?

PIM-Systeme sind insbesondere in Unternehmen relevant, die über ein breites Leistungsspektrum verfügen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Dies gilt auch für Händler und Hersteller, die mit unterschiedlichen Vertriebskanälen arbeiten, international verkaufen oder häufig Produktdaten anpassen müssen. Innerhalb des Unternehmens befassen sich Produktmanagement, Marketing, Data Compliance, Einkauf, E-Commerce und IT vor allem mit dem Betrieb und der Wartung von PIM. Wer digitale Produktinformationen effektiv und ernsthaft benötigt und über eine große Anzahl von Produkten verfügt, kommt um den Einsatz eines Produktinformationsmanagementsystems nicht herum.

Fazit zu PIM

Zeitersparnis und Datenqualität sind die offensichtlichsten Vorteile eines Produktinformationssystems. Durch effiziente Übersetzung, Prozesskontrolle und neutrales Datenmanagement entfallen viele Arbeitsschritte und die Bereitstellung von Produktinformationen für verschiedene Ausgabekanäle kann schneller erfolgen. Eine medienunabhängige Verwaltung stellt sicher, dass Informationen über unterschiedliche Kanäle wie Website, E-Commerce, Social Media, Datenblätter, gedruckte Kataloge oder Labels ohne vorherige Konvertierung verfügbar sind. PIM hilft einem Unternehmen, Produktdaten zu verwalten, zu pflegen und zu nutzen sowie Produktinformationen national und international auszutauschen.