So sieht ein gutes Intranet aus

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April 12, 2022

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Als Intranet hat man es nicht leicht. Trotz aller Bemühungen, sich als soziales Netzwerk innerhalb von Unternehmen und als Informationsquelle zu etablieren, hat es immer wieder einen schlechten Ruf. Doch das muss nicht sein! In diesem Beitrag werden 5 Tipps aufgezeigt, wie das Intranet aus der Schublade geholt und aufpoliert werden kann – mit konkreten Vorteilen, die sich in der Praxis daraus ergeben.

Tipp 1: aktuelle Nachrichten für Mitarbeiter

Egal, ob es dabei um Unternehmensnachrichten, relevante Informationen oder lokale Neuigkeiten geht, von denen Mitarbeiter betroffen sind: Das Intranet kann ein hervorragender Kanal zur Kommunikation solcher Nachrichten sein. So werden alle Mitarbeiter simultan erreicht und auf dem Laufenden gehalten. Statt also die Angestellten mit Mails zu überfluten, warum nicht einfach einen Eintrag im Intranet erstellen? Das spart Zeit und Ressourcen.

Tipp 2: Kommunikation fördern

Dass das Intranet als zentrale Stelle für wichtige Informationen dient, ist sinnvoll. Doch es kann mehr als das! Durch die große Datensicherheit können Mitarbeiter untereinander oder in Gruppen chatten und so wichtige Informationen austauschen. Mit Instant-Messaging-Anwendungen über das Intranet können auch vertrauliche Daten kommuniziert werden, ohne dass Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes entstehen. Und statt lange Mails zu schreiben, genügt oft eine kurze Chatnachricht. Besonders dann, wenn sich Kollegen nicht persönlich sehen oder zeitversetzt arbeiten.

Tipp 3: Planen von Firmenterminen

Eine Übersicht, wann im Unternehmen welche Termine stattfinden, ist für Mitarbeiter nicht immer einfach zu bekommen. Insbesondere Angestellte im Außendienst, die viel unterwegs sind, bekommen vielleicht nicht immer mit, wenn neue Events anstehen. Termine können dadurch schnell übersehen werden oder in Vergessenheit geraten. Über das Intranet können die Infos effizient und zentral an alle (betroffenen) Mitarbeiter verschickt werden; mit integrierten Kalenderfunktionen werden die Termine auch gleich eingetragen. Auch die An- und Abmeldung zu den Events kann technisch leicht umgesetzt werden.

Tipp 4: Kollegen vernetzen

Das Social Intranet bietet eine gute Plattform zum Vernetzen von Kollegen untereinander. Ähnlich wie bei sozialen Netzwerken können Mitarbeiter Profile anlegen und von Kollegen gefunden werden. So bekommen Namen und Telefonnummern für andere Kollegen ein Gesicht. Denkbar ist auch die „Anreicherung“ der persönlichen Daten auf Interessen, Hobbys oder private Fotos. Auf diese Weise erhält das Intranet eine ganz persönliche Note.

Tipp 5: Dienstleistungen zentralisieren

Auch ganz praktische Anwendungen für den Arbeitsalltag lassen sich intuitiv im Intranet einbauen. So können Mitarbeiter hier zentral ihre Arbeitszeit erfassen oder Urlaubsanträge stellen. Das Koordinieren und Veröffentlichen von Schichtplänen ist ebenfalls unkompliziert möglich - auch für Mitarbeiter, die nicht täglich im Büro sind. Digitalisierte Krankmeldungen sind in der heutigen Zeit ebenfalls ein Thema, das sich gut mit dem Intranet steuern lässt. Nicht zuletzt sind auch Mitarbeiterumfragen auf diese Weise leicht darstellbar.

Fazit

Ein gutes Intranet ist ein lebendiges Netzwerk. Dieses Leben wird nicht nur durch Informationen, sondern insbesondere durch Funktionen gefördert. Einige dieser Funktionen können die Kommunikation fördern, Termine besser planen, Kollegen vernetzen oder wichtige Anwendungen zentralisieren. Dadurch kann das Intranet so gestaltet werden, dass es von den Mitarbeitern gerne genutzt wird.