Novo Intranet, prazni klikovi: 5 grešaka u uvodjenju Intraneta i šta pomaže protiv toga

Mesecima se planiralo, dogovaralo i gradilo. Za go-live postoji masovna pošta, možda čak i video uprave. Prvi dani su visok broj pristupa. Tri meseca kasnije situacija je drugačija: Početna stranica pokazuje još poruku za lansiranje, dokumenti su dalje na mrežnom disku, i važne informacije ponovo prolaze putem e-pošte i informacionog sistema.

Ko želi da uvede intranet, ne kupuje samo softver. Da li zaposleni koriste novo intranet, odlučuje se na mnogo drugačijim mestima: na ciljevima, sadržajima, odgovornostima i svakodnevnom životu ljudi za koje je namenjeno. U ovom članku pokazujemo vam pet grešaka koje vidimo ponovo i ponovo u intranet projektima i šta možete umesto toga da uradite.

Zašto je funkcionalno Intranet baš sada važno?

Posao je postao raspršen. Timovi sede na više lokacija, u home officeu ili u proizvodnji. Informacije teku putem e-pošte, chat-a, mrežnih disкова i oglasnih tabla. Rezultat je poznat. Niko tačno ne zna gde se nalazi trenutna verzija, a novi ljudi trebaju nedelje da se snađu.

Dobro Intranet konsolidira komunikaciju, znanje i alate na jednom mestu. Postaje sve osnovniji temelj za veštačku inteligenciju. Interni AI asistent može dati pouzdane odgovore samo ako su sadržaji na koje pristupa ažurirani i održavani. Za više detalja pročitajte naš članak o [interni link: Nedelja 1, AI primena B2B]. Intranet koji neko koristi, stoga nije samo propuštena prilika, već i skupe.

Da li se Intranet pokreće kao IT-projekat?

Greška: Uvodjenjem se bavi isključivo IT. U centru su licence, interfejsi i ovlašćenja. Niko ne odgovara na pitanje zašto bi zaposleni uopšte trebalo da otvore Intranet.

Zašto šteti: Bez jasne svrhe Intranet postava spremište za sve i stoga nije relevantan za nikoga. Konkuriše e-pošti i chat-u i gubi jer ne nudi sopstvenu dodatu vrednost.

Šta pomaže:

• Formulisanjem na početku dva do tri cilja, na primer: Novi zaposleni u prvoj nedelji sami nalaze sve važne informacije. Ili: Unutrašnje masovne e-pošte se smanjuju za polovinu.
• Popunite tim projekata preko departmana. Unutrašnja komunikacija, HR, IT, stručni odeljenja i, ako je potrebno, sindikat.
• Razumite uvodjenjem kao projekat promene. Tehnologija je manji deo posla.
•  

Da li je planirano zaobilazeći potrebe zaposlenih?

Greška: Struktura i navigacija prate organizacionu strukturu. Svako odeljenje dobija svoj deo, a korisnici moraju prvo znati ko je zadužen, pre nego što nađu ono što traže.

Zašto šteti: Zaposleni ne razmišljaju po odeljenjima, već po zadacima. Zahtevanje za odsustvo, pronalaženje predloška, doseg do odgovorne osobe. Ako moraju da kliknu tri puta i da traže dva puta, vraćaju se na telefon.

Šta pomaže:

• Pitajte pre koncepta. Šta zaposleni najčešće traže? Gde gube danas vreme? Kratki intervjui i anketa brzo daju jasan prikaz.

• Igradite navigaciju uz zadatke i životne situacije, ne uz organizaciju.

• Testirajte nacрте rano sa pravim korisnicima. Već pet testova otkriju najveće prepreke.

Nedostaju sadržaj i jasne odgovornosti?

Greška: Na početku se stare sadržaji preuzimaju neredno ili ih gotovo da nema. Zatim se neko oseća odgovornim. Nakon nekoliko nedelja, vesti su zastarele, kontakti su netačni, a dokumenti postoje u duplikatu.

Zašto šteti: Poverenje se gubi brže nego što nastaje. Ko jednom nađe zastarelu direktivu, sledeći put radije pita koleginu.

Šta pomaže:

• Pročistite pre migracije. Šta se preuzima, šta se revidira, šta se arhivira?

• Za svako odeljenje podesite odgovornu osobu i dajte joj vremena za to. Uređivanje na Intranetu je posao, ne dodatna aktivnost.

• Napravite jednostavan redakcioni plan i datum isteka za sadržaj, kako bi zastarele stranice automatski bile izložene na pregled.

• Krenite sa nekoliko nekoliko zaista korisnih sadržaja, umesto sa mnogo polukončenih stranica.

Da li je Intranet odvojen od svakodnevnog rada?

Greška: Intranet je samo još jedno ostrvo pored e-pošte, chat-a, ERP-a i HR sistema. Zahteva sopstveni login, radi samo delimično na pametnom telefonu, a zaposleni bez stalnog radnog mesta na računaru, poput onih u proizvodnji, skladištu ili terenskom servisu, nisu ni razmatrani.

Zašto šteti: Svaki dodatni korak smanjuje korišćenje. A kada veliki deo zaposlenih nema pristup Intranetu, nastaje komunikacija u dva sloja koja stvara više frustracija nego ranije.

Šta pomaže:

• Uvedite Single Sign-on i povežite alate koji se već koriste, poput Microsoft 365, HR portala ili sistema za rezervaciju prostorija.

• Razmislite mobilno od početka. Aplikacija za zaposlene takođe dostiže kolege u proizvodnji.

• Izaberite platformu koja odgovara vašim potrebama. Za kompanije gde su komunikacija i dostupnost prioritet, platforme za komunikaciju sa zaposlenima poput Haiilo su dobar izbor. Oni koji žele da prikazuju složene sadržaje i procese možda trebaju drugo rešenje.

• Osigurajte dobru funkcionalnost pretrage. Za mnogo zaposlenih, to je najvažniji ulaz.

Da li je posle Go-live završeno?

Greška: Projekat se završava sa lansiranjem. Postoji najava, ali nema praćenja. Vodstvena lica i dalje informišu putem e-pošte, i niko ne gleda kako se Intranet zapravo koristi.

Zašto šteti: Navike se menjaju ne kroz masovnu poštu. Kada vodstvo ne koristi novo Intranet sami, to šalje jasnu poruku. Nije toliko važno.

Šta pomaže:

• Planirajte uvodjenje kao kampanju. Sa najavom, danom lansiranja, kratkim obukama i odgovornim licima u timovima koja odgovaraju na pitanja i prikupljaju povratne informacije.

• Neka budu vodstva uzori. Važne informacije prvo izlaze na Intranetu, e-pošta linkuje samo tamo.

• Mere korišćenje. Aktivi korisnici, najtraženije pojmove, pretrage bez rezultata, stranice sa visokim stopom napuštanja. Ove brojke pokazuju gde treba da unapredite.

• Uvedite budžet i vreme za dalji razvoj posle Go-live. Intranet je proizvod, ne projekat.