Neues Intranet, leere Klicks: 5 Fehler bei der Intranet-Einführung und was dagegen hilft

Monatelang wurde geplant, abgestimmt und gebaut. Zum Go-live gibt es eine Rundmail, vielleicht sogar ein Video der Geschäftsführung. Die ersten Tage sind die Zugriffszahlen hoch. Drei Monate später sieht es anders aus: Die Startseite zeigt noch die Launch-Meldung, Dokumente liegen weiter auf dem Netzlaufwerk, und wichtige Infos laufen wieder per E-Mail und Flurfunk.

Wer ein Intranet einführen will, kauft nicht einfach eine Software. Ob Mitarbeitende das neue Intranet nutzen, entscheidet sich an ganz anderen Stellen: an Zielen, Inhalten, Verantwortlichkeiten und am Alltag der Menschen, für die es gedacht ist. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen fünf Fehler, die wir in Intranet-Projekten immer wieder sehen, und was Sie stattdessen tun können.

Warum ist ein funktionierendes Intranet gerade jetzt so wichtig?

Arbeit ist verteilter geworden. Teams sitzen an mehreren Standorten, im Homeoffice oder in der Produktion. Informationen fließen über E-Mail, Chat, Netzlaufwerke und Schwarze Bretter. Das Ergebnis ist bekannt. Niemand weiß genau, wo die aktuelle Version liegt, und Neue brauchen Wochen, bis sie sich zurechtfinden.

Ein gutes Intranet bündelt Kommunikation, Wissen und Werkzeuge an einem Ort. Es wird zunehmend zur Grundlage für KI. Ein interner KI-Assistent kann nur dann verlässliche Antworten geben, wenn die Inhalte, auf die er zugreift, aktuell und gepflegt sind. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel über _[interner Link: Woche 1, KI-Anwendungsfälle B2B]_. Ein Intranet, das niemand nutzt, ist deshalb nicht nur eine verpasste Chance, sondern auch eine teure.

Wird das Intranet als IT-Projekt gestartet?

Der Fehler: Die Einführung liegt allein bei der IT. Im Mittelpunkt stehen Lizenzen, Schnittstellen und Berechtigungen. Die Frage, warum Mitarbeitende das Intranet überhaupt öffnen sollten, beantwortet niemand.

Warum es schadet: Ohne klares Ziel wird das Intranet zur Ablage für alles und damit für niemanden relevant. Es konkurriert mit E-Mail und Chat und verliert, weil es keinen eigenen Mehrwert bietet.

Was hilft:

• Formulieren Sie zu Beginn zwei bis drei Ziele, zum Beispiel: Neue Mitarbeitende finden in der ersten Woche alle wichtigen Informationen selbst. Oder: Interne Rundmails werden um die Hälfte reduziert.
• Besetzen Sie das Projektteam bereichsübergreifend. Interne Kommunikation, HR, IT, Fachbereiche und, wo nötig, der Betriebsrat.
• Verstehen Sie die Einführung als Veränderungsprojekt. Die Technik ist der kleinere Teil der Arbeit.

Wurde am Bedarf der Mitarbeitenden vorbei geplant?

Der Fehler: Struktur und Navigation folgen dem Organigramm. Jede Abteilung bekommt ihren Bereich, und Nutzerinnen und Nutzer müssen erst wissen, wer zuständig ist, bevor sie finden, was sie suchen.

Warum es schadet: Mitarbeitende denken nicht in Abteilungen, sondern in Aufgaben. Urlaub beantragen, eine Vorlage finden, den richtigen Ansprechpartner erreichen. Wenn sie dafür dreimal klicken und zweimal suchen müssen, greifen sie wieder zum Telefon.

Was hilft:

• Fragen Sie vor dem Konzept nach. Was suchen Mitarbeitende am häufigsten? Wo verlieren sie heute Zeit? Kurze Interviews und eine Umfrage liefern schnell ein klares Bild.
• Bauen Sie die Navigation entlang von Aufgaben und Lebenslagen auf, nicht entlang der Organisation.
• Testen Sie Entwürfe früh mit echten Nutzerinnen und Nutzern. Schon fünf Tests decken die größten Stolpersteine auf. 

Fehlen Inhalte und klare Verantwortlichkeiten?

Der Fehler: Zum Start werden alte Inhalte unsortiert übernommen oder es gibt kaum welche. Danach fühlt sich niemand zuständig. Nach wenigen Wochen sind News veraltet, Ansprechpartner falsch und Dokumente doppelt vorhanden.

Warum es schadet: Vertrauen geht schneller verloren, als es entsteht. Wer einmal eine veraltete Richtlinie gefunden hat, fragt beim nächsten Mal lieber die Kollegin.

Was hilft:

• Räumen Sie vor der Migration auf. Was wird übernommen, was überarbeitet, was archiviert?
• Legen Sie für jeden Bereich eine verantwortliche Person fest und geben Sie ihr Zeit dafür. Redaktion im Intranet ist Arbeit, kein Nebenbei-Job.
• Erstellen Sie einen einfachen Redaktionsplan und ein Ablaufdatum für Inhalte, damit veraltete Seiten automatisch zur Prüfung vorgelegt werden.
• Starten Sie mit einigen wenigen, wirklich nützlichen Inhalten statt mit vielen halbfertigen Seiten.

Ist das Intranet vom Arbeitsalltag abgekoppelt?

Der Fehler: Das Intranet ist eine weitere Insel neben E-Mail, Chat, ERP und HR-System. Es braucht ein eigenes Login, funktioniert auf dem Smartphone nur eingeschränkt, und Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz, etwa in Produktion, Lager oder Außendienst, sind gar nicht vorgesehen.

Warum es schadet: Jeder zusätzliche Schritt kostet Nutzung. Und wenn ein großer Teil der Belegschaft das Intranet nicht erreicht, entsteht eine Zwei-Klassen-Kommunikation, die mehr Frust erzeugt als vorher.

Was hilft:

• Setzen Sie auf Single Sign-on und binden Sie die Werkzeuge an, die ohnehin genutzt werden, etwa Microsoft 365, das HR-Portal oder die Raumbuchung.
• Denken Sie von Anfang an mobil. Eine Mitarbeiter-App erreicht auch Kolleginnen und Kollegen in der Produktion.
• Wählen Sie die Plattform passend zum Bedarf. Für Unternehmen, bei denen Kommunikation und Reichweite im Vordergrund stehen, sind Employee-Communication-Plattformen wie Haiilo eine gute Wahl. Wer komplexe Inhalte und Prozesse abbilden möchte, braucht womöglich eine andere Lösung.
• Achten Sie auf eine gute Suche. Sie ist für viele Mitarbeitende der wichtigste Einstieg.

Ist nach dem Go-live Schluss?

Der Fehler: Das Projekt endet mit dem Launch. Es gibt eine Ankündigung, aber keine Begleitung. Führungskräfte informieren weiter per E-Mail, und niemand schaut, wie das Intranet tatsächlich genutzt wird.

Warum es schadet: Gewohnheiten ändern sich nicht durch eine Rundmail. Wenn Führungskräfte das neue Intranet nicht selbst nutzen, sendet das eine klare Botschaft. So wichtig ist es nicht.

Was hilft:

• Planen Sie die Einführung wie eine Kampagne. Mit Vorankündigung, Starttag, kurzen Schulungen und Ansprechpersonen in den Teams, die Fragen beantworten und Feedback sammeln.
• Machen Sie Führungskräfte zu Vorbildern. Wichtige Infos erscheinen zuerst im Intranet, die E-Mail verlinkt nur noch dorthin.
• Messen Sie die Nutzung. Aktive Nutzer, meistgesuchte Begriffe, Suchen ohne Treffer, Seiten mit hoher Absprungrate. Diese Zahlen zeigen, wo Sie nachbessern sollten.
• lanen Sie Budget und Zeit für die Weiterentwicklung nach dem Go-live ein. Ein Intranet ist ein Produkt, kein Projekt.

Unsere Erfahrung aus Intranet-Projekten zeigt. Die Plattform ist selten der Grund, warum ein Intranet scheitert. Entscheidend ist, ob es vom ersten Tag an einen echten Nutzen im Alltag bietet und ob jemand dafür sorgt, dass es lebendig bleibt.

Das Wichtigste in Kürze

•           Ein Intranet ist ein Veränderungsprojekt mit klaren Zielen, kein reines IT-Projekt.

•           Struktur und Navigation folgen den Aufgaben der Mitarbeitenden, nicht dem Organigramm.

•           Gepflegte Inhalte und feste Verantwortliche sind die Grundlage für Vertrauen.

•           Single Sign-on, mobile Nutzung und Anbindung an bestehende Tools senken die Hürde.

•           Nach dem Go-live geht die Arbeit erst richtig los. Begleiten, messen, verbessern.

Checkliste: Ist Ihr Intranet bereit für den Start?

Haken Sie ab, was Sie heute schon mit „Ja" beantworten können:

•           ☐ Ziele: Wir wissen, welche zwei bis drei Probleme das Intranet lösen soll.

•           ☐ Nutzerbedarf: Wir haben Mitarbeitende befragt und Entwürfe mit ihnen getestet.

•           ☐ Inhalte: Die wichtigsten Inhalte sind aktuell und jede Seite hat eine verantwortliche Person.

•           ☐ Alltag: Das Intranet ist per Single Sign-on und mobil erreichbar, auch für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz.

•           ☐ Einführung: Es gibt einen Kommunikationsplan, und Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran.

•           ☐ Weiterentwicklung: Wir messen die Nutzung und haben Zeit für Verbesserungen eingeplant.

Ihr Intranet soll genutzt werden, nicht nur online sein?

Ob Neueinführung oder Neustart für ein Intranet, das nicht angenommen wird. asioso begleitet Sie von der Bedarfsanalyse über Konzept und UX bis zur technischen Umsetzung und Einführung, zum Beispiel mit Haiilo. Ganz im Sinne von _just make it simple_.

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Häufige Fragen zur Intranet-Einführung

Warum nutzen Mitarbeitende das Intranet nicht? 

Meist, weil es keinen klaren Nutzen im Arbeitsalltag bietet. Typische Gründe sind veraltete Inhalte, eine Struktur nach Organigramm statt nach Aufgaben, umständlicher Zugang ohne Single Sign-on und fehlende Begleitung nach dem Go-live.

Wie lange dauert es, ein Intranet einzuführen?

Das hängt von Unternehmensgröße, Plattform und Umfang der Inhalte ab. Mit Standardlösungen ist ein erster Start oft innerhalb weniger Monate möglich. Bedarfsanalyse, Inhalte und Einführungskommunikation brauchen dabei häufig mehr Zeit als die Technik. 

Was ist der Unterschied zwischen Intranet und Social Intranet?

Ein klassisches Intranet stellt vor allem Informationen und Dokumente bereit. Ein Social Intranet ergänzt das um Funktionen wie Kommentare, Likes, Communities und persönliche Feeds, sodass Mitarbeitende selbst Inhalte teilen und miteinander ins Gespräch kommen.

Wie erreicht man Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz?

Über eine mobile App oder ein mobil optimiertes Intranet, ergänzt um Push-Benachrichtigungen und gegebenenfalls Info-Terminals. Wichtig ist ein einfacher Login, etwa per Single Sign-on oder speziellen Zugängen für gewerbliche Mitarbeitende.

Muss der Betriebsrat bei der Intranet-Einführung beteiligt werden?

In vielen Fällen ja, vor allem wenn das System Nutzungsdaten erfasst, die Rückschlüsse auf Verhalten oder Leistung zulassen. Binden Sie den Betriebsrat deshalb früh ein. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.