Nicht alles, was läuft, läuft gut

und warum das bei Automatisierung so wichtig ist

Es beginnt oft leise.
Ein Formularfeld zu viel.
Eine Bedingung, die doppelt greift.
Ein Reporting, das plötzlich leer bleibt.
Und irgendwann steht man da, vor einem System, das zwar tut, was es soll, aber nicht das bewirkt, was man wollte.

Marketing-Automatisierung ist mächtig. Aber gerade deshalb kann sie auch fragil sein, wenn man zu schnell zu viel will. Oder glaubt, dass Technik menschliche Fehler ersetzt.

In der Praxis lassen sich die meisten Schwierigkeiten drei Bereichen zuordnen: technisch, strategisch und menschlich. Und sie sind oft subtil.

Technische Fallstricke, klein, aber wirkungsvoll

Es sind selten die großen Bugs.
Viel häufiger: Logiken, die sich gegenseitig blockieren. Kampagnen, die nicht sauber abgeschlossen werden. Tags, die sich überschneiden. Oder Schnittstellen, die zwar „laufen“, aber nicht synchron sind.

Fehler entstehen oft durch Kopieren von bestehenden Flows, fehlendes Testing oder durch zu viele parallele Systeme.
Und irgendwann merkt man: Das System wird undurchschaubar. Die Automatisierung läuft aber keiner weiß mehr wie.

Tipp:
🛠 Dokumentation und visuelles Mapping von Workflows sind kein Nice-to-have, sie sind Lebensversicherung.

🧪 Jede Kampagne vorab mit Testprofilen durchspielen. Nicht nur technisch, auch inhaltlich. Fühlt sich der Ablauf stimmig an?

Strategische Fehler – Automatisierung ohne Ziel

Ein Klassiker, ein Unternehmen setzt Automatisierung ein, „weil man das halt macht“.
Was fehlt? Ein echtes Ziel. Eine Metrik. Ein sinnvolles Setup.

Dann entstehen Flows, die zwar „funktionieren“, aber weder Leads qualifizieren noch Kundenbeziehungen stärken.
Sie füllen Postfächer, aber nicht das CRM mit verwertbaren Informationen.

Tipp:
🎯 Jede Automatisierung braucht eine klare Zielsetzung. Will ich informieren? Konvertieren? Reaktivieren?
🧭 Lieber wenige Strecken mit klarer Wirkung als ein Sammelsurium gut gemeinter Aktionen.

Menschliche Faktoren, zwischen Überforderung und Kontrollverlust

Automatisierung nimmt Arbeit ab, aber sie ersetzt kein Denken.
Was häufig passiert. Systeme werden aufgebaut, dann verlassen. Zuständigkeiten sind unklar. Niemand fühlt sich mehr verantwortlich, bis es kracht.

Oder: Ein Power-User verlässt das Team, und niemand versteht mehr die Struktur.

Tipp:
🤝 Ein System braucht immer Menschen, die es verstehen. Und es braucht Pflege, wie ein Garten.
🔁 Regelmäßige Reviews helfen, die Übersicht zu behalten und Fehler früh zu erkennen.

Datenschutz – das Unsichtbare im Hintergrund

Ein besonders heikles Thema, nicht nur technisch, sondern auch ethisch.
•    Ist klar dokumentiert, wie und wo personenbezogene Daten verarbeitet werden?
•    Sind alle Formulare DSGVO-konform?
•    Werden nur die Daten gespeichert, die man wirklich braucht?
•    Gibt es Prozesse zur Löschung oder Datenportierung?

Fehler im Datenschutz sind selten böswillig, aber sie können teuer werden.

Tipp:
🔒 Rechtliche Prüfung der Setups, besonders bei Tracking, Formularen, Third-Party-Tools.
📋 Transparente Kommunikation über Datenverarbeitung  nicht nur in der Fußzeile.

Do’s & Don’ts aus dem Alltag

✅ DO:
•    Klein starten, regelmäßig evaluieren
•    Personas und Customer Journeys vorab skizzieren
•    Automationen dokumentieren und visualisieren
•    Technisches Testing ernst nehmen
•    Teams mit einbeziehen – keine Black Box schaffen

❌ DON’T:
•    Alles automatisieren wollen
•    Inhalte von anderen Kampagnen einfach kopieren
•    Tags und Listen wild anlegen
•    Automatisierung einmal einrichten und dann „vergessen“
•    Datenschutz als nachgelagertes Thema betrachten

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