Intranet Einführung
Erfolgreiche Einführung von Intranet-Lösungen mit klarem Fokus auf Akzeptanz und Wirkung
Ein Intranet bringt erst etwas, wenn Ihre Mitarbeitenden es jeden Tag öffnen. Wir planen Ihr Intranet, setzen es um und begleiten die Einführung, damit Neuigkeiten, Dokumente und Ansprechpartner dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Wird Ihr Intranet genutzt oder nur gepflegt?
Für wen lohnt sich eine Intranet-Einführung?
Vor allem für Unternehmen in Industrie und Mittelstand mit mehreren Standorten, vielen Abteilungen oder Mitarbeitenden ohne festen Büroarbeitsplatz. Typische Anlässe sind ein altes Intranet, das kaum jemand öffnet, der Wechsel auf ein neues System oder der Wunsch, die interne Kommunikation erstmals an einem Ort zu bündeln.
Ein Intranet betrifft dabei mehrere Bereiche. Die Geschäftsführung will, dass Neuigkeiten und Entscheidungen an jedem Standort ankommen. Der Vertrieb braucht aktuelle Preislisten, Produktinfos und Präsentationen an einem Ort. Marketing und interne Kommunikation wollen die Belegschaft erreichen, ohne dass Rundmails untergehen. Und die IT will ein System, das zu den vorhandenen Werkzeugen wie Microsoft 365 passt, statt einer weiteren Insellösung.
Was ist eine Intranet-Einführung?
Eine Intranet-Einführung umfasst Planung, Aufbau und Start einer zentralen Plattform, auf der Mitarbeitende Neuigkeiten, Dokumente und Ansprechpartner finden und zusammenarbeiten.
In einem Social Intranet lesen Mitarbeitende Beiträge, kommentieren sie und schreiben selbst welche. Dadurch wird aus der Info-Seite ein Ort, an dem sich das Unternehmen austauscht.
Woran merken Sie, dass Ihr Intranet nicht ankommt?
Viele Unternehmen haben ein Intranet. Genutzt wird es trotzdem kaum. Kommt Ihnen etwas davon bekannt vor?
- Wichtige Neuigkeiten gehen per Rundmail raus, weil das Intranet kaum jemand liest.
- Auf der Startseite steht seit Wochen dasselbe.
- Mitarbeitende in Produktion, Lager oder Außendienst erreichen Sie gar nicht, weil sie keinen eigenen PC haben.
- Formulare, Richtlinien und Präsentationen liegen verteilt auf Laufwerken, in Teams-Kanälen und im alten Intranet.
- Neue Mitarbeitende fragen lieber Kollegen, weil sie im Intranet nichts finden.
- Jede Abteilung pflegt ihre Seiten anders oder gar nicht.
- Die IT hat das System eingeführt, aber die Fachbereiche waren nicht beteiligt.
Meist liegt das nicht am System, sondern an Struktur, Inhalten und Einführung. Und das lässt sich ändern.
Erkennen Sie sich wieder?
Wie unterstützt asioso Sie bei der Intranet-Einführung?
Ziele und Konzept
Wir klären mit Ihnen, wen das Intranet erreichen soll und was es leisten muss. Daraus entsteht das Konzept: welche Inhalte es gibt, wie sie geordnet sind, wer sie pflegt und wie Mitarbeitende sie finden.
Plattform und Umsetzung
Wir setzen Ihr Intranet um, zum Beispiel mit Haiilo, unserem Partner für Social Intranets. Wir lösen Ihr altes Intranet ab, übernehmen die Inhalte, verbinden das Intranet mit Werkzeugen wie Microsoft 365 und passen es an Ihr Corporate Design an.
Einführung und Change Management
Wir planen mit Ihnen, wie Ihre Mitarbeitenden vom neuen Intranet erfahren, wer es ihnen erklärt und wer die Inhalte liefert. Dazu gehören ein Redaktionskonzept, Schulungen für Redakteure und die frühe Einbindung der Fachbereiche.
Wie läuft eine Intranet-Einführung mit asioso ab?
Ziele klären
Wir klären, was das Intranet erreichen soll, zum Beispiel weniger Rundmails, eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder ein gemeinsamer Ort für alle Standorte.
Mitarbeitende fragen
Wir sprechen mit den Menschen, die das Intranet nutzen und pflegen sollen, aus Verwaltung, Produktion und Fachbereichen. So sehen wir, was sie im Alltag brauchen.
Konzept festlegen
Wir legen Inhalte, Navigation und Zuständigkeiten fest und stimmen sie mit Ihnen ab.
Umsetzen und Start vorbereiten
Wir richten die Plattform ein, übernehmen Inhalte, schulen die Redakteure und planen den Start gemeinsam mit Ihrer internen Kommunikation.
Nach dem Start weiterentwickeln
Wir sehen uns an, was genutzt wird und was nicht, und entwickeln das Intranet mit Ihnen weiter.
Was bringt Ihnen ein Intranet, das genutzt wird?
Wenn Mitarbeitende das Intranet jeden Tag öffnen, merken Sie das an weniger Rückfragen, schnellerer Einarbeitung und besser informierten Teams.
- Alle Standorte erreichen Neuigkeiten und Entscheidungen kommen an allen Standorten zur selben Zeit an.
- Weniger Rundmails und Rückfragen Formulare, Richtlinien und Ansprechpartner stehen an einem Ort. Mitarbeitende suchen weniger und fragen seltener nach.
- Schneller eingearbeitet Neue Mitarbeitende finden vom ersten Tag an, was sie brauchen und wen sie fragen können.
- Aktuelle Unterlagen für den Vertrieb Preislisten, Produktinfos und Präsentationen liegen in der aktuellen Version an einem Ort.
- Inhalte, die aktuell bleiben Feste Zuständigkeiten in der Redaktion sorgen dafür, dass Inhalte auch nach dem Start gepflegt werden.
Use Case: Intranet-Konzept für die Stadt Bocholt
Die Stadt Bocholt betreibt seit 2015 ein Intranet mit rund 1.000 Zugängen für ihre Beschäftigten. Vor dem Relaunch hat asioso die Stadt beraten und ein Gesamtkonzept für ein neues Social Intranet erarbeitet.
Die Beschäftigten haben dabei selbst mitbestimmt, was das Intranet leisten soll. Zum Konzept gehörten außerdem die Personalisierung, ein Redaktionskonzept und feste Abläufe für die Redaktion.
Zur Referenz: Intranet-Konzept für die Stadt Bocholt
Kostenloser Leitfaden
15 Content-Formate, die Mitarbeitende wirklich lesen
Ein Intranet lebt von seinen Inhalten. Unser Leitfaden zeigt Ihnen, mit welchen Formaten Sie Ihre Belegschaft erreichen, auch an Standorten und in Bereichen, in denen niemand am Schreibtisch sitzt.
Sie erfahren:
- welche 15 Inhalte Ihr Intranet lesenswert machen, von Unternehmensnews über Onboarding bis zum CEO Talk
- wie Sie auch Mitarbeitende in Produktion, Logistik und Außendienst erreichen, die keinen eigenen PC haben
- wie Mitarbeitende selbst Inhalte liefern und welche Regeln Sie dafür brauchen
- wo KI Ihrer Intranet-Redaktion heute schon Arbeit abnimmt
Wo stehen Sie mit Ihrem Intranet?
Neues Intranet aufbauen
Sie haben noch kein Intranet, sondern Laufwerke und Rundmails. Wir planen mit Ihnen, was Sie brauchen, und bauen es auf.
Altes Intranet ablösen
Ihr Intranet ist in die Jahre gekommen. Wir übernehmen, was sich bewährt hat, und bringen Sie auf ein neues System, zum Beispiel Haiilo.
Bestehendes Intranet wiederbeleben
Das System ist da, aber kaum jemand nutzt es. Wir finden heraus, woran es liegt, und ordnen Inhalte, Zuständigkeiten und Kommunikation neu.
FAQ
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