Nur ein laufendes Intranet kann zu einem guten Intranet werden. Im Vorfeld der Veröffentlichung werden Inhalte und Funktionen „am Reißbrett geplant“, doch manchmal ist es gut, einen Schritt zurückzutreten und sich das Gesamtbild anzusehen. Dabei muss überprüft werden, ob sich das ganze Projekt in die gewünschte Richtung entwickelt. Die nachfolgende Checkliste soll eine Hilfestellung für die wichtigsten Fragen bieten, die vor dem Release geklärt sein sollten.
1. Sind wir bereit dafür?
Die grundlegende Voraussetzung für den Erfolg des Intranets ist der eigene Wille. Nur, wenn die Bereitschaft zu Veränderung und zur Einarbeitung in möglicherweise neue, unbekannte Themen vorhanden ist, kann auch das Unternehmen von diesem Projekt profitieren. Es hilft, sich bei Zweifeln zu fragen, warum das Projekt ursprünglich angeregt wurde und welcher Nutzen erwartet wird.
2. Sind die technischen Grundlagen vorhanden?
Auch, wenn es sich bei dieser Frage um eine Selbstverständlichkeit handelt, sollte sie nicht ausgelassen werden. Für ein erfolgreiches Intranet wird eine eigene Serverstruktur benötigt sowie ein Team aus Mitarbeitern, welches sich kontinuierlich darum kümmert – sei es technischer Support oder das Pflegen von Inhalten.
3. Welche Ziele sollen mit dem Intranet verfolgt werden?
Wer seinen Hafen nicht kennt, wird nie einen günstigen Wind haben – so sagt es der Volksmund. Wie so oft im Leben sollte man vor der eigentlichen Arbeit kurz innehalten und sich überlegen, was eigentlich erreicht werden soll. Soll das Intranet lediglich die Kommunikation im Betrieb verbessern? Sollen regelmäßig interessante, neue Inhalte veröffentlicht werden? Muss das Intranet mobil verfügbar sein? Je detaillierter die Zielformulierung lautet, desto besser wissen alle Mitarbeiter, was zu erreichen ist – und desto leichter lässt sich die Zielerreichung überprüfen.
4. Welche Form des Intranets soll es werden?
Auch diese Frage sollte sehr weit am Anfang des Projektes gestellt werden, damit die richtigen Weichen für die Entwicklung gestellt werden können. Die Beantwortung hängt von den Wünschen der Mitarbeiter und der Zielsetzung des Unternehmens ab. In vielen Fällen hat das „klassische“ Intranet als reine Wissensdatenbank ausgedient. An dessen Stelle ist das Social Intranet getreten – die heute verbreitetste Form des Intranets.
5. In welchem Umfang stellen wir das Intranet zur Verfügung?
Technisch lassen sich nahezu alle notwendigen Werkzeuge über das Intranet abbilden, von der gemeinsamen Arbeit an Datenbanken über die schnelle Kommunikation bis hin zu interaktiven Schulungsvideos. Die Frage ist, was für das Unternehmen infrage kommt. Kleineren Firmen genügen oft ausgewählte Funktionen, während große Konzerne sich Gedanken über die volle Bandbreite machen können.
6. Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
Der Datenschutz ist ein wichtiger Bereich, der bei den Überlegungen keinesfalls fehlen sollte. Durch das Hosten der Dateien im firmeneigenen Netzwerk wird eine gute Grundlage für den Datenschutz gelegt, doch das allein reicht nicht. Im besten Fall kann der Datenschutzbeauftragte mit ins Boot geholt werden, damit relevante Aspekte von Beginn an berücksichtigt werden.
7. Welche Inhalte sollen zur Verfügung gestellt werden?
Von Chats und Foren über Kalenderfunktionen bis hin zum Speiseplan der Kantine sind nahezu sämtliche Inhalte denkbar. Doch welche Anwendungen sollen integriert werden? Das hängt stark von der Zielsetzung ab.
8. Wie wird gewährleistet, dass der Content die Mitarbeiter dauerhaft anspricht?
Inhalte können auf verschiedene Weise präsentiert werden. Abwechslung ist das Stichwort, wenn es um dauerhaft interessanten Content geht. Das können je nach Bedarf Bilder, Texte, Videos oder alternative Methoden wie Podcasts sein.
9. Wie können wir die Mitarbeitermotivation langfristig durch das Intranet verbessern?
Das Intranet ermöglicht es, auch die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen – und damit ihre Arbeitsleistung zu verbessern oder sie langfristig ans Unternehmen zu binden. Insbesondere neue Mitarbeiter können mit einer herzlichen Vorstellung begrüßt werden, auch die Einarbeitung kann (teilweise) über das Intranet stattfinden. Langjährige Mitarbeiter können mit Forendiskussionen oder Stellenausschreibungen motiviert bleiben.
10. Wurde das Intranet ausgiebig getestet?
Bevor es ernst wird, sollte das Intranet von einer ausgewählten Testgruppe auf Herz und Nieren geprüft werden. Bei diesem Test kommen schnell Fehler und Ungereimtheiten ans Tageslicht. Das Feedback kann dazu genutzt werden, noch letzte Feinarbeiten am Intranet vorzunehmen. Wurden diese Punkte berücksichtigt, steht einem erfolgreichen Einsatz des Intranets nichts mehr im Weg!
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