Digital Asset Management (DAM) ist eine Softwareanwendung zum Bearbeiten, Auffinden, Verwalten und Veröffentlichen von digitalen Medien (Video, Bilder, Dokumente, Audio).
Als zentrale Plattform bietet DAM allen Mitarbeitern, Partnern und Kunden des Unternehmens einen koordinierten Zugriff auf die benötigten Inhalte. DAM hilft dabei, den wachsenden Datenfluss zu bewältigen und verschiedene Medien übersichtlich und sicher zu speichern.
Media Asset Management (MAM) und DAM speichern Inhalte, helfen bei der Suche nach Inhalten und verwenden das Gefundene. Unabhängig von der Art des Inhalts und dem Endziel sind beide Systeme darauf ausgelegt, Inhalte schnell zu finden und zu benutzen. Das MAM-System ist das Herzstück des Audio-, Video- oder Bildworkflows. MAM ist Teil des Audio- / Videoproduktionsprozesses und ermöglicht es Redakteuren, ihre Inhalte an einem zentralen Ort zu speichern und mit ihren Bearbeitungswerkzeugen wie Adobe Premiere (und anderen) darauf zuzugreifen.
Typische Funktionen der DAM Software
Die Hauptfunktionen klassischer Digital Asset Management Systeme sind:
Export und Import von Dateien, ggf. mit Formatkonvertierung
Ergänzung von Binärdateien mit Metainformationen zu Forschungszwecken (z. B. IPTC-IIM-Standard)
Suche von Dateien nach Metadaten, Dateinamen oder anderen Eigenschaften
Anzeigen ggf. Anhören und Anzeigen von Dateien
Zusammenfassen von Dateien zu Paketen (allgemein als Sammlungen, als Alben bezeichnet)
Dateiarchivierung und Versionierung
Auf das Digital Asset Management kann manuell oder automatisch zugegriffen werden. Einige Systeme stehen auch externen Lieferanten oder Dienstleistern zur Verfügung, um beispielsweise einen schnelleren Datenaustausch während der Produktion zu ermöglichen. Im Gegensatz zu einer Bilddatenbank kann das MAM/DAM-System nicht nur Bilder, sondern alle Arten von Dateien verwalten. Sogenannte Assets aller Art, zum Beispiel Dokumente aus verschiedenen Programmen, Animationen, Videos.
Das DAM-System kann aus verschiedenen separaten Komponenten, Computern, Speichersystemen usw. bestehen. Die gängigsten Architekturen enthalten eine Datenbank oder einen Indexer und lokal installierte Anwendungssoftware oder eine Schnittstelle in einem Webbrowser. Die meisten Anbieter streben nach relationalen Datenbank- und Browserschnittstellen.
DAM-Systeme werden typischerweise zur Installation vor Ort auf Serverhardware oder als SaaS-Dienst angeboten, der sich entweder in einer privaten oder öffentlichen Cloud befinden kann, was den Schutz verwalteter Daten erheblich beeinträchtigen kann.
In neueren DAM-Systemen stehen Enterprise-Integration-Funktionen im Vordergrund, wie beispielsweise die Ressourcenbereitstellung in Content-Management-Systemen, Produktinformations-Management-Systemen, E-Commerce-Systemen und Web2Print-Systemen.
Warum ist DAM wichtig?
Das DAM-System gibt Teams mehr Freiheit und hält alle Markenelemente aktuell, indem alle Inhalte zentral gespeichert werden. Dies macht digitale Assets sicherer, optimierter und durchsuchbarer. Das DAM-System verbessert die Speicherfähigkeiten von Inhalten und stellt die Einhaltung der Markenrichtlinien sicher. Sie sorgt vor allem dafür, dass sich die Mitarbeiter auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
Vorteile der DAM-Software:
Digitale Assets an einem zentralen Ort organisiert
Automatisierung von Arbeitsabläufen und Steigerung der Kreativität des Teams
Dateien schnell mit erweiterten Suchfunktionen finden
Pressemappen und Bildsammlungen verwalten
Automatische Wasserzeichen für Bilder
Verwaltung von Zugriffs- und Nutzungsrechten mit umfangreichen Urheberrechtsfunktionen
Automatische Schlüsselworteingabe und Gesichtserkennung
Nachteile:
Viele Unternehmen verwenden jedoch immer noch ein Netzlaufwerk, auf das verschiedene Benutzer Zugriff haben, um digitale Assets zu verwalten. Dies hat folgende Nachteile:
- Nicht jeder Mitarbeiter kann auf alle Dokumente zugreifen, wenn er nicht die notwendige Software installiert hat.
- Wenn Unternehmen eventuellen Externen wie Journalisten oder Agenturen den Zugang ermöglichen möchten, die beispielsweise aktuelle Produktbilder benötigen, um internen Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, ist dies beim Einsatz eines Netzlaufwerks ohne technischen Aufwand nicht möglich.
Interne und externe Anwendungsfälle für DAM
DAM bietet eine interne Zentralisierung von Assets, was die Effizienz im Unternehmen erhöht. Dieser Prozess erfordert die Schaffung eines konsolidierten Bereichs, um alle digitalen Assets zu speichern. Auf diese Weise haben verschiedene Abteilungen Zugriff auf dieselben Dateien und Markenelemente. Darüber hinaus können Mitarbeiter selbstständig Assets im DAM-System speichern und abrufen.
Durch den externen Vertrieb können Unternehmen Markenwerte mit Außenstehenden wie Freiberuflern oder anderen auswärtigen Subunternehmern teilen. Dies gewährleistet die Markenkonsistenz, da alle potenziell beteiligten Parteien konsistente Inhalte verwenden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Das DAM-System reduziert beispielsweise die Anzahl der Asset-Anfragen in Unternehmen, da die Teilnehmer selbst nach den gewünschten Mediendateien suchen können.
DAM unterstützt Unternehmen wie Agenturen dabei, digitale Assets von Kunden zu empfangen und zu halten, bis sie an andere Empfänger wie Medien weitergegeben werden können. DAM automatisiert diesen Prozess vollständig und spart Zeit und Platz für die lokale Speicherung.
In welchen Fällen sollte man DAM bzw. MAM nutzen?
Wenn Unternehmen mit Videos, Bildern und Audio arbeiten und die Nachfrage rasant wächst. Natürlich können Hunderte von Mediendateien problemlos in einer Unternehmensordnerstruktur gespeichert werden. Wenn Unternehmen jedoch einen größeren Personenkreis mit den Medien arbeiten lassen, der vielleicht auf Websites oder internen Kommunikationskanälen veröffentlichen möchte, dann hilft ihnen ein gut strukturiertes Digital Asset Management von Anfang an.
Mit einem effektiven Media Asset Management (MAM)-System wissen die Benutzer immer, welche Materialien sie haben und wo sie diese finden. Wenn Agenturen viele Videos drehen, werden sie feststellen, dass einige hervorragend und andere unbrauchbar sind. Einige von ihnen können nützlich sein, um ein bestimmtes Thema zu veranschaulichen. Ein effektives Multimedia Asset Management (MAM)-System bietet alle leistungsstarken und anpassbaren Metadaten-Tools, die Unternehmen zum Katalogisieren und Taggen ihrer Inhalte benötigen. Das Media Asset Management System ist ein Experte, damit alles zum richtigen Zeitpunkt und in der gewünschten Form zur Verfügung steht.
DAM konzentriert sich auf die Verwaltung, das Auffinden und die Wiederverwendung von Markeninhalten im gesamten Unternehmen. Diese Inhalte beziehen sich hauptsächlich auf Vertrieb und Marketing und umfassen Logos, Marketingmaterialien oder Produktfotos. Wenn Agenturen hauptsächlich mit Video- und Audioinhalten arbeiten und eine enge Integration mit Drittsystemen benötigen, dann sollten sie nach dem MAM-System suchen. Wenn sie vorzugsweise ihre Marken- und Marketingmaterialien in Form von Fotos, Grafiken und Textmaterialien verwalten müssen, also ganz unterschiedliche Arten von Assets, ist das DAM-System die richtige Wahl.
Fazit zu DAM/MAM
Wenn Unternehmen die zentrale Hoheit über ihre Medien behalten, Asset-Missbrauch vermeiden und Assets allen an den Prozessen eines Unternehmens Beteiligten zur Verfügung stellen möchten, ist der Einsatz von DAM/MAM-Software eine kluge Investition. Dies ist umso relevanter, je größer und internationaler das Unternehmen ist und je mehr Partner Zugriff auf die eigenen Mediendateien haben sollen. Vor allem schafft DAM auch wichtige Vorteile in Bezug auf die Rechtssicherheit.
