Das Intranet genießt oft nicht den allerbesten Ruf. Vielerorts wird das zugrundeliegende System als veraltet und überholt betrachtet. Um seinen Zweck zu erfüllen und richtig zu funktionieren, muss das Intranet einige wichtige Anforderungen erfüllen. Auf einige dieser Anforderungen soll dieser Beitrag eingehen.
Am Anfang war die Zielsetzung
Um die Anforderungen an ein gutes Intranet zu erfüllen, ist es zunächst entscheidend zu wissen, was überhaupt die Ziele des Intranets sind. Während einige Unternehmen primär die interne Kommunikation durch ihr Intranet verbessern möchten, sollen in anderen Firmen die Mitarbeiter jederzeit von mobilen Geräten aus darauf zugreifen und damit arbeiten können. Zu Beginn ist entscheidend, die Zielsetzung für das Intranet festzulegen. Dabei sind insbesondere Fragen zu klären wie:
Welche Funktionen nutzen die Anwender?
Welche Inhalte aktivieren Mitarbeiter?
Müssen wir auch die Mitarbeiter erreichen, welche keinen PC haben?
Legen wir Dokumente im Intranetsystem ab oder bleiben die dort, wo sie derzeit sind, z.B. SharePoint?
Welche Kennzahlen legen wir dem Intranet zugrunde, damit wir den Erfolg der Einführung messen können?
Nach Klärung dieser und möglicher weiterer Fragen sollte sich ein klares Bild ergeben, welche Anforderungen an das Intranet gestellt werden. Anschließend muss es darum gehen, wie diese Anforderungen umgesetzt werden können.
Worauf kommt es beim Datenschutz an?
Der Datenschutz ist ein wichtiges Thema, welches in vielen Bereichen Anwendung findet. Gesetzliche Regelungen und Normen müssen genau eingehalten werden, da sonst drastische Strafen drohen können – ganz abgesehen von immateriellen Schäden wie Imageverlust bei Mitarbeitern oder Außenstehenden.
Daher sollten in jedem Fall der Betriebsrat sowie der Datenschutzbeauftragte beim Projekt mit „ins Boot“ geholt sowie um Rat und Anregungen gebeten werden. So können Komplikationen im weiteren Verlauf des Projektes vermieden werden. Grundsätzlich gilt jedoch insbesondere beim Social Intranet: Die Mitarbeiter sollen und müssen selbst entscheiden, welche ihrer personenbezogenen Daten sie preisgeben möchten.
Testen geht vor
Wurden alle Anforderungen und Ziele beim Projekt berücksichtigt? Bevor das Intranet an den Start geht, sollte ein wichtiger Schritt auf keinen Fall ausgelassen werden: eine ausgiebige Testphase. Dafür sollten zunächst Mitarbeiter ausgewählt werden, die mit offenen Augen durchs Unternehmen gehen und Dinge kritisch betrachten können. Sie können gutes und ausführliches Feedback geben. Dadurch können vor dem offiziellen Release noch Änderungen oder Anpassungen vorgenommen werden.
Auch die Nutzeroberfläche soll den Wünschen und Erwartungen der Mitarbeiter entsprechen. Die Mitarbeiter können so direkt testen, ob Informationen übersichtlich dargestellt und bei Bedarf leicht gefunden werden können. Das hängt natürlich stark vom einzelnen Unternehmen ab. Ist der Test erfolgreich verlaufen, kann das Intranet allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Damit endet das Projekt jedoch nicht: Das Intranet muss kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden, damit es auch in Zukunft ein nützliches Werkzeug für die Mitarbeiter bleibt.
Fazit
Die Anforderungen an das Intranet sind vielfältig und hängen stark vom einzelnen Unternehmen ab. Daher sollten sich Verantwortliche in einem ersten Schritt überlegen, welche Ziele mit dem Intranet erreicht werden sollen. Anschließend kann es um die Umsetzung gehen. Der Datenschutz ist und bleibt dabei ein nicht zu verachtendes Thema. Vor dem offiziellen Release sorgt eine Testphase dafür, dass die spätere Nutzung reibungslos abläuft. Wird das Intranet auch nach Veröffentlichung weiterentwickelt, kann es die spezifischen Anforderungen optimal erfüllen.
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